Votre fichier clients ressemble plus à un vide-grenier qu’à un outil de pilotage commercial ? Entre les post-it sur l’écran, les mails marqués « non lus » pour ne pas oublier de relancer et les fichiers Excel nommés « Nouveau suivi clients V5 – définitif – final – version finale 2.xlsx », vous n’êtes pas seul.
La bonne nouvelle : un simple tableau de suivi commercial Excel, bien structuré et en partie automatisé, peut déjà transformer votre prospection et vos ventes. Sans investir tout de suite dans un CRM onéreux. À condition de le penser comme un véritable outil de gestion, pas comme un parking à contacts.
Pourquoi un tableau de suivi commercial Excel reste une arme redoutable pour une PME
Excel n’a rien de « sexy » comparé aux CRM cloud avec dashboards colorés. Mais pour une PME ou une TPE, un bon tableau de suivi commercial Excel gratuit offre plusieurs avantages :
- Vous l’avez déjà (via Microsoft 365 ou LibreOffice/Google Sheets)
- Il se met en place en quelques heures, pas en quelques semaines
- Pas de formation lourde : toute l’équipe sait (au moins un peu) utiliser Excel
- Vous gardez la main sur la structure, les champs, les indicateurs
- Vous pouvez tester et affiner votre process commercial avant d’industrialiser dans un CRM
Autrement dit, Excel est le « laboratoire » idéal pour structurer votre démarche commerciale. À condition d’éviter le piège du simple listing. Un bon tableau de suivi commercial n’est pas un annuaire, c’est un tableau de bord opérationnel.
Les 3 erreurs classiques qui plombent les tableaux de suivi commerciaux
Avant de construire le vôtre, un détour par les erreurs les plus fréquentes peut vous éviter de repartir de zéro dans six mois.
1. Trop de colonnes, pas assez de décisions
Des dizaines de colonnes, des infos rarement renseignées et jamais exploitées. Résultat : personne ne le met à jour, les commerciaux le vivent comme une punition, pas comme une aide. La règle : si une donnée ne sert à prendre aucune décision, elle n’a rien à faire dans votre tableau.
2. Mélanger tout et n’importe quoi
Prospects froids, clients historiques, partenaires, anciens leads, tout dans le même onglet. Impossible de prioriser. Un bon tableau doit vous permettre d’identifier en 10 secondes qui relancer aujourd’hui.
3. Pas de suivi des étapes
Un simple statut « contacté / pas contacté » ne suffit plus. Sans suivi d’étapes (prospect, qualifié, devis envoyé, en négociation, gagné, perdu), vous perdez la vision de votre pipeline et de vos chances réelles de signer.
Les colonnes indispensables d’un tableau de suivi commercial Excel
Passons au concret. Voici la structure de base que je recommande pour un tableau de suivi commercial Excel gratuit, orienté prospection et ventes B2B. Adaptez-la à votre secteur, mais évitez d’en rajouter sans raison.
Bloc 1 : identification du prospect
- Raison sociale
- Nom du contact
- Fonction / rôle
- Téléphone
- Secteur d’activité
- Taille de l’entreprise (CA ou effectif, même à la louche)
Objectif : savoir à qui vous parlez et si cela correspond à votre cible.
Bloc 2 : qualification commerciale
- Origine du lead (site web, salon, recommandation, cold call, LinkedIn…)
- Intérêt exprimé (produit/service concerné)
- Budget estimé (montant ou fourchette)
- Niveau de priorité (A, B, C ou chaud / tiède / froid)
- Probabilité de signature (en %)
Objectif : prioriser vos efforts. Ce bloc permet de répondre à la question : « où dois-je concentrer mon temps aujourd’hui ? »
Bloc 3 : suivi du cycle de vente
- Étape du pipeline (Prospect, Qualifié, Rendez-vous réalisé, Devis envoyé, Négociation, Gagné, Perdu)
- Date de première prise de contact
- Date du dernier contact
- Canal du dernier contact (téléphone, email, meeting, visio, salon…)
- Date de prochaine action
- Type de prochaine action (relance tel, email, démo, envoi doc…)
- Responsable (commercial en charge)
Objectif : ne jamais laisser un prospect « mourir par oubli ». Si une ligne n’a pas de « prochaine action », c’est un dossier qui glisse entre les mailles.
Bloc 4 : volet financier
- Montant estimé (devis ou panier moyen estimé)
- Montant pondéré (Montant estimé x probabilité de signature)
- Date de signature espérée
- Raison de la perte (le cas échéant)
Objectif : piloter votre chiffre d’affaires futur, pas seulement commenter celui du mois dernier.
Comment automatiser un minimum votre tableau pour gagner un maximum de temps
Un fichier Excel bien construit doit travailler pour vous. Sans aller jusqu’à des macros complexes, quelques fonctionnalités suffisent pour rendre votre suivi commercial beaucoup plus intelligent.
1. Les listes déroulantes pour normaliser les données
Pour les colonnes suivantes, créez des listes déroulantes :
- Étape du pipeline
- Origine du lead
- Niveau de priorité
- Type de prochaine action
- Responsable
Pourquoi ? Pour éviter de vous retrouver avec « RDV », « Rdv », « Rendez vous », « meeting » qui, pour Excel, sont quatre valeurs différentes. La normalisation est la base d’un reporting fiable.
2. Les formules de base qui font la différence
Quelques formules simples à intégrer :
- Montant pondéré :
=Montant_estimé * Probabilité - Jours depuis le dernier contact :
=AUJOURDHUI() - Date_dernier_contact - Retard de relance (oui/non) :
=SI(AUJOURDHUI() > Date_prochaine_action;"En retard";"OK")
Avec ces informations, vous pouvez par exemple trier vos prospects par « retard de relance » ou « montant pondéré le plus élevé ».
3. Les mises en forme conditionnelles pour voir l’urgence d’un coup d’œil
La mise en forme conditionnelle est votre meilleure alliée visuelle. Quelques idées :
- Colorer en rouge les lignes dont la « Date de prochaine action » est dépassée
- Mettre en orange les « Priorité A » sans action planifiée
- Mettre en vert les opportunités « Gagné » pour suivre vos succès
Vous transformez ainsi un tableau « plat » en système d’alertes visuel. Même le commercial le plus réfractaire à Excel comprendra rapidement où se trouvent les urgences.
4. Les filtres et vues personnalisées pour s’adapter à chacun
Un dirigeant ne regarde pas les mêmes informations qu’un commercial terrain. Utilisez les filtres pour créer des vues différentes :
- Vue « Direction » : toutes les opportunités avec montant estimé > 5 000 €
- Vue « Commercial » : uniquement les lignes dont le « Responsable » = son nom
- Vue « Relances du jour » : Date prochaine action = AUJOURDHUI()
C’est le même fichier, la même base de données, mais plusieurs lectures possibles.
Exemple concret : transformer un simple listing en véritable pipeline de ventes
Imaginons une PME de services B2B qui gère sa prospection dans un fichier « Liste prospects 2025.xlsx ». Au départ, elle avait :
- Nom entreprise
- Nom contact
- Téléphone
- Commentaire
Le fichier était rempli… mais inutilisable : impossible de savoir qui relancer, quand, avec quelle priorité. En restructurant le fichier comme décrit plus haut, voici ce qui a changé dans le quotidien de l’équipe :
- Chaque nouveau prospect reçoit immédiatement une « Étape » et une « Date de prochaine action »
- Le lundi matin, les commerciaux filtrent sur « Responsable = Moi » et « Date prochaine action cette semaine »
- Le dirigeant regarde chaque vendredi la somme des « Montants pondérés » pour les mois à venir
- Les opportunités « Perdu » sont analysées par « Raison de la perte » (prix, timing, concurrence…) pour adapter le discours
Résultat : sans recruter, sans changer de marché et sans nouvel outil miracle, le taux de transformation a progressé simplement parce que les prospects « chauds » n’étaient plus oubliés dans un onglet.
Gratuit, oui… mais sécurisé et collaboratif
Un tableau de suivi commercial Excel gratuit n’a de valeur que s’il est utilisé par l’équipe. Cela implique de réfléchir à la façon dont il est partagé et mis à jour.
1. Privilégiez un fichier en ligne
Plutôt que de jongler avec des versions envoyées par mail, utilisez :
- Excel Online (via OneDrive ou SharePoint)
- Ou Google Sheets (si vous êtes à l’aise avec l’écosystème Google)
Avantages :
- Une seule version à jour pour toute l’équipe
- Modification simultanée possible
- Historique des versions (pratique quand quelqu’un « fait une bêtise »)
2. Définissez clairement qui fait quoi
Quelques règles qui changent tout :
- Chaque commercial est responsable de la mise à jour de ses lignes (étape, dates, montants)
- Le manager commercial est responsable de la cohérence des champs et du nettoyage mensuel
- Personne ne supprime de ligne sans validation (on archive plutôt dans un autre onglet « Historiques »)
3. Protégez ce qui doit l’être
Dans Excel, vous pouvez protéger certaines cellules ou certaines feuilles. Intéressant si :
- Vous souhaitez que les commerciaux ne modifient pas les formules
- Vous voulez figer certaines listes déroulantes pour garder une base homogène
Et les tableaux de bord dans tout ça ?
Une fois votre tableau de suivi commercial correctement structuré, vous pouvez passer à l’étape suivante : le reporting. Pas besoin d’un logiciel de BI pour commencer.
Quelques indicateurs que vous pouvez suivre rapidement grâce à des tableaux croisés dynamiques ou des formules :
- Nombre de nouveaux leads par mois, par origine (web, salon, cold call…)
- Montant total des opportunités en cours, par commercial
- Montant pondéré du pipeline, par mois de signature estimée
- Taux de transformation (Gagné / Total opportunités) sur une période donnée
- Délai moyen entre premier contact et signature
- Top 5 des raisons de perte
Vous passez ainsi du ressenti (« On a eu pas mal de demandes ce mois-ci »), au factuel (« Nous avons généré 27 nouveaux leads dont 60 % via le site web »).
Quand Excel montre ses limites et qu’il est temps de penser CRM
Un tableau de suivi commercial Excel gratuit est une excellente base, mais il n’est pas conçu pour tout faire. Quelques signaux indiquent qu’il est temps d’envisager un CRM :
- Vous dépassez les 500–1 000 lignes et le fichier devient lent et confus
- Vous avez besoin d’historiser tous les échanges (emails, appels, documents) par contact
- Vous voulez automatiser l’envoi de mails, de séquences de relance, de notifications
- Votre équipe commerciale grandit et le risque de « je croyais que c’était toi qui le relançais » augmente
- Vous avez besoin d’intégrer vos données commerciales à d’autres outils (facturation, marketing automation, support)
Dans ce cas, votre tableau Excel reste loin d’être perdu. Il devient votre base d’import dans le futur CRM. D’où l’importance d’avoir dès maintenant des données bien structurées et propres.
Comment démarrer concrètement en une demi-journée
Si vous deviez lancer votre tableau de suivi commercial Excel dès cet après-midi, voici un plan d’action simple :
- Listez sur papier les étapes de votre vente type (de la première prise de contact à la signature)
- Transformez ces étapes en valeurs de votre colonne « Étape du pipeline »
- Créez un nouveau fichier Excel avec les blocs de colonnes proposés plus haut
- Ajoutez des listes déroulantes pour les champs répétitifs
- Intégrez les 3–4 formules essentielles (montant pondéré, jours depuis dernier contact, retard)
- Testez le fichier sur un petit échantillon de leads pendant 2 semaines
- Recueillez les retours de l’équipe et ajustez les colonnes ou les intitulés
L’objectif n’est pas de bâtir « le fichier parfait » dès le premier jour, mais un outil suffisamment simple pour être utilisé, et suffisamment structuré pour vous faire progresser.
En résumé : un tableau de suivi commercial Excel gratuit, bien pensé, peut devenir le meilleur allié de votre prospection. Il ne remplacera pas le talent de vos commerciaux, mais il évitera qu’un bon prospect se perde entre un post-it et un dossier « à traiter plus tard ». Et dans la vraie vie des PME, c’est souvent là que se jouent les plus belles ventes.